Gestión ágil de proyectos

Para entender cómo se gestiona un proyecto con una metodología ágil es necesario entender antes la diferencia entre una gestión predictiva y una gestión adaptativa. En este artículo, además, puedes conocer las ventajas de este tipo de gestión de proyectos y cuándo es más adecuado aplicarla.

Supón que tienes que disparar a un objetivo a varios kilómetros de distancia. Apenas lo puedes ver a simple vista y, para acertar, apenas tienes una única bala y un cañón. Seguro que, consciente de la importancia de realizar bien los cálculos, te tomas tu tiempo, mides las distancias, los ángulos, el peso de la bala, ajustas bien el cañón, lo diriges hacia el objetivo y… ¡bum! Disparas, confiado en que tus cálculos han sido perfectos. Pero no habías contado con que el viento racheado ni con que el propio objetivo se desplaza lentamente hacia el oeste. El resultado… fallo.

El objetivo aún está a tu alcance y has visto que en la santabárbara hay un proyectil que quizás te sirva. Lo vuelves a intentar. Complicas el modelo para predecir la trayectoria del proyectil. Lo adaptas porque el proyectil ya no es igual. También adaptas el cañón para que pueda alojar un proyectil algo más pesado. Rápido, porque el objetivo se aleja. Lentamente, pero se aleja. Repites los cálculos de la trayectoria. Apuntas y… ¡bum! Observas impaciente cómo avanza la bala. El resultado… otra vez fallo. La precipitación en los cálculos te ha llevado a cometer errores.

Si te dieran una nueva oportunidad, ¿qué mejorarías en la manera de disparar?

Un agilista cambiaría el cañón por un misil teledirigido. Así, en vez de realizar unos precisos cálculos iniciales, él (o ella) lo lanzaría inmediatamente en la dirección del objetivo, sin necesidad de precisar demasiado, porque ya supone que éste se va a mover o que habrá imprevistos que lo desviarán, como el viento, por ejemplo. El misil, sin embargo, cada pocos segundos se encarga de reorientarse a sí mismo, incorporando a su nueva dirección las posibles desviaciones sufridas durante ese intervalo, así como la nueva localización del objetivo. El resultado, como puedes imaginar es… éxito.

Esta historia, basada en una conocida metáfora de Henrik Kniberg () nos ayuda a entender la diferencia entre una gestión de un proyecto predictiva y una adaptativa. Las metodologías ágiles promueven la gestión adaptativa de los proyectos.

¿En qué consiste la gestión adaptativa?

El equipo

La clave de una gestión adaptativa está en el equipo. Éste debe tener todas las habilidades necesarias para acercarse al objetivo y el criterio para identificar cuándo se están alejando del mismo.

Solemos referirnos a ellos como equipos multidisciplinares, autónomos y autoorganizados.

  • Multidisciplinares porque en el propio equipo cuentan con todas las competencias necesarias para realizar sus tareas.
  • Autónomos porque no necesitan de otros para completar sus objetivos.
  • Autoorganizados porque ellos toman sus propias decisiones acerca de cómo repartirse el trabajo.

Observa que autoorganizado no significa autodirigido, es decir, el equipo no establece sus propios objetivos sino la manera en la que va a alcanzarlos. Fundamentalmente porque es quien más información tiene para tomar esas decisiones.

Por tanto, es muy importante que el equipo tenga toda la información y los medios necesarios para realizar su trabajo.

Iteraciones

La manera de avanzar en un proyecto ágil está basada en el concepto de iteraciones. Una iteración es un ciclo de trabajo al principio del cuál revisamos el plan y eventualmente lo cambiamos. En la metáfora, es lo que hace el misil cuando reorienta su trayectoria a partir de los cambios que ha podido sufrir él mismo o el propio objetivo. En la realidad de un proyecto, es lo que hace el equipo cuando cambia el plan de trabajo a partir de lo que ha ido aprendiendo, el feedback de los clientes, la actuación de la competencia, etc.

¿Por qué funciona mejor que la predictiva?

Flexibilidad

Las metodologías ágiles son muy adecuadas cuando nos enfrentamos a proyectos con gran incertidumbre porque nos permite ser flexibles y adaptarnos a los cambios que van sucediendo durante el desarrollo del mismo.

Esta flexibilidad se consigue porque no planificamos con demasiada antelación y, aunque pueda parecer poco intuitivo, lejos de trabajar más, se trabaja menos porque se evita trabajar en aquello que no es necesario.

No quiere esto decir que nunca se deshaga trabajo o que todo el trabajo se aproveche. A veces, el feedback recibido nos indica que tenemos que deshacer trabajo porque lo que estamos haciendo no está bien orientado. Esto es bueno porque realmente dejamos de trabajar en cosas que luego no serán usadas o no tendrán el retorno esperado y pasamos a trabajar en cosas que sí tienen valor.

Valor

Si comparamos un proyecto ágil frente a otro gestionado de manera predictiva veremos que al principio del mismo, el proyecto predictivo no entrega nada porque se está elaborando el plan. En la metáfora, es el cálculo de la trayectoria del cañón.

Un equipo ágil entrega valor frecuentemente, en forma de producto listo para entregar. Al final de cada iteración, el cliente obtiene un cierto retorno de su inversión (ROI). Por tanto, al final de cada iteración el cliente está en disposición de decidir si le sigue mereciendo la pena continuar con el proyecto o cancelarlo, bien porque ya ha obtenido lo que necesita, bien porque ya no le es rentable continuar.

¿Cuándo no es adecuada una gestión adaptativa?

Hay varias situaciones por las que un proyecto no debería ser gestionado con una metodología ágil. Estas son las principales:

  • No hay ningún tipo de incertidumbre, o muy poca, que pueda afectar a la planificación una vez iniciada su ejecución.
  • No tenemos confianza en el equipo como para dejar que éste se autoorganice.
  • Nuestra organización del trabajo impide que los equipos sean autónomos.
  • No conseguimos que el equipo tenga todas las competencias como para llamarlo multidisciplinar.

Para ampliar:

  • El Manifiesto Ágil. En él se recogen las principales características que debe tener cualquier metodología ágil. No olvides leer los 12 principios.
  • En este video de una charla que di hace tiempo en Betabeers Madrid tienes un buen resumen de las metodologías ágiles.
  • El video de la keynote de Henrik Kniberg en la Conferencia Agile-Spain 2010. En ella explica en detalle la metáfora con la que empieza este artículo.
  • Si vienes del mundo del PMI, quizás te interese este artículo titulado
    Value Driven Delivery, donde se explica en más detalle las ventajas de entregar valor frecuentemente.